FabrykaWiedzy.com
Vademecum dokumentacji kadrowej 2018 – od zatrudnienia do zwolnienia pracownika
Vademecum dokumentacji kadrowej 2018 – od zatrudnienia do zwolnienia pracownika

Vademecum dokumentacji kadrowej 2018 – od zatrudnienia do zwolnienia pracownika

Kompendium zawierające wzory dokumentów najczęściej wykorzystywanych przez pracodawców. Prezentowane wzory dokumentów zostały wybrane i przygotowane pod kątem potrzeb osób zajmujących się w firmie prowadzeniem dokumentacji pracowniczej.

69,00 zł

brutto

Dostępność: W magazynie

Realizacja: 24h (dni robocze) + czas dostawy zamówienia

Dodaj do koszyka

Interesuje Cię ten produkt?

Szczegóły

W publikacji znajdziesz wzory najważniejszych
dokumentów kadrowych oraz praktyczne porady i wskazówki związane z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej. Każdy wzór opatrzony jest przejrzystym komentarzem, który opisuje sposób wypełnienia dokumentu. Zawiera także opis stanu prawnego, najważniejsze orzecznictwo sądów pracy oraz stanowiska urzędowe dotyczące stosowania konkretnego dokumentu.
W przypadku każdego dokumentu wskazujemy, czy powinien być on przechowywany w teczce personalnej pracownika, a jeśli tak – do której z trzech części (A, B czy C) należy go włożyć.
Publikujemy też praktyczne zestawienie dokumentów przechowywanych w aktach osobowych pracownika.
Pokazujemy, na co zwracać uwagę, by nie popełnić błędu przy sporządzaniu danego dokumentu i nie narazić się na zarzuty inspektorów PIP w trakcie kontroli.
Proponujemy też wzory regulaminów i procedur, których wprowadzenie wprawdzie nie jest bezwzględnie wymagane przez przepisy. Ich wdrożenie może jednak przynieść wymierne korzyści i zabezpieczyć pracodawcę na wypadek sporu z pracownikiem przed sądem pracy.

Spis treci

Spis treści

 

Rozdział I Zatrudnianie pracowników.............................................................................................................................          8

 

Kandydat do pracy powie nam mniej niż zatrudniony ..........................................................................................       10

Forma przekazania danych – oświadczenie ...............................................................................................................       11

Miejsce zamieszkania czy zameldowania.....................................................................................................................       11

Wymagane wykształcenie określi sam pracodawca albo pragmatyki.................................................................       12

Dane dotyczące powszechnego obowiązku obrony pomogą wypełnić
obowiązki wobec WKU......................................................................................................................................................       12

Konieczny podpis i wskazanie daty ...............................................................................................................................       12

Oświadczenia o niekaralności można wymagać tylko w szczególnych
okolicznościach.....................................................................................................................................................................       12

Od kandydata nie można domagać się udostępnienia zdjęcia,
ale od pracownika już tak..................................................................................................................................................       13

Jeden kwestionariusz do części A, a drugi do części B akt osobowych...............................................................       14

Dobowa i tygodniowa norma czasu pracy...................................................................................................................       16

Częstotliwość wypłaty wynagrodzenia..........................................................................................................................       17

Wymiar urlopu wypoczynkowego..................................................................................................................................       17

Okres wypowiedzenia umowy o pracę..........................................................................................................................       17

Pora nocna, obecności w pracy, układ zbiorowy.......................................................................................................       18

Dopuszczalna informacja w formie uproszczonej ....................................................................................................       18

Nie wszystkie zmiany rodzą konieczność aktualizacji informacji........................................................................       18

Rodzaj umowy o pracę........................................................................................................................................................       20

Określenie stron stosunku pracy.....................................................................................................................................       21

Określenie rodzaju pracy...................................................................................................................................................       21

Miejsce wykonywania pracy.............................................................................................................................................       21

Obowiązujący zatrudnionego wymiar etatu ...............................................................................................................       22

Wynagrodzenie za pracę ...................................................................................................................................................       22

Przechowywanie dokumentu...........................................................................................................................................       23

Umowa o pracę na okres próbny ...................................................................................................................................       24

Od 22 lutego 2016 r. nowe limity dla umów terminowych ...................................................................................       27

Można wypowiedzieć każdą umowę na czas określony, ale okresy wypowiedzenia
są dłuższe ................................................................................................................................................................................       28

Pracownik z tej samej firmy zastępcą............................................................................................................................       31

Nazwisko zastępowanego pracownika..........................................................................................................................       32

Jest kilka sposobów na wskazanie rodzaju pracy zastępcy......................................................................................       32

Wymiar czasu pracy – niekoniecznie taki jak zastępowanego..............................................................................       32

Zakończenie i wypowiedzenie umowy z zastępcą ....................................................................................................       32

Brak przedłużenia do dnia porodu.................................................................................................................................       33

Można się posługiwać zwrotem „aneks”, ale uwaga na angaże.............................................................................       34

Określenie daty pozostawiono do decyzji stron ........................................................................................................       35

Bezwzględnie konieczna zgodna wola stron................................................................................................................       35

Trzeba wyraźnie określić, od kiedy obowiązują nowe warunki ...........................................................................       35

Za porozumieniem można zmieniać wszystkie istotne składniki umowy o pracę.........................................       36

Warto zaznaczyć, że pozostałe warunki umowy się nie zmieniają......................................................................       37

Trzeba zadbać o podpisy stron na dokumencie.........................................................................................................       37

Powinna zostać zachowana forma pisemna ...............................................................................................................       37

To rozwiązanie korzystne dla pracodawcy, ale trzeba uważać..............................................................................       37

Aneks wkładamy do akt osobowych pracownika......................................................................................................       38

Trzeba zapoznać podwładnego z zakresem zadań....................................................................................................       40

Nie dołącza się dokumentu do umowy o pracę..........................................................................................................       40

Warto wskazać podwładnemu ogólne i szczegółowe zadania...............................................................................       41

Nieprzyjęcie zakresu zadań może skutkować wypowiedzeniem .........................................................................       43

Zmiana rodzaju pracy = modyfikacja zakresu obowiązków..................................................................................       44

Zakres obowiązków jest niezależny od opisu stanowiska ......................................................................................       44

Przechowywanie – w części B akt osobowych............................................................................................................       44

 

Rozdział II Rozwiązywanie umów o pracę......................................................................................................................       45

 

Nowe zasady wydawania świadectwa pracy ...............................................................................................................       48

Informacje na górze świadectwa pracy ........................................................................................................................       50

Ustęp 1 świadectwa pracy – oznaczenie pracodawcy i okresy zatrudnienia ...................................................       51

Ustęp 3 świadectwa pracy – rodzaj pracy, stanowiska i funkcje ..........................................................................       53

Ustęp 4 świadectwa pracy – tryb i podstawa prawna rozwiązania umowy ......................................................       53

Ustęp 5 świadectwa – jednostronne skrócenie okresu wypowiedzenia ............................................................       58

Ustęp 6 pkt 1 świadectwa – urlop wypoczynkowy ...................................................................................................       58

Ustęp 6 pkt 2 świadectwa – urlop bezpłatny ..............................................................................................................       59

Ustęp 6 pkt 3 świadectwa – informacja o urlopie ojcowskim ..............................................................................       59

Ustęp 6 pkt 4 świadectwa – informacja o urlopie rodzicielskim .........................................................................       59

Ustęp 6 pkt 5 świadectwa – informacja o urlopie wychowawczym ....................................................................       60

Ustęp 6 pkt 6 świadectwa – informacja o ochronie na podstawie art. 1868 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy .....       62

Ustęp 6 pkt 7 świadectwa – informacja o korzystaniu z wolnego z tytułu wychowywania dziecka
w wieku do 14 lat .................................................................................................................................................................       62

Ustęp 6 pkt 8 świadectwa – informacja o niezdolności do pracy oraz pobieraniu wynagrodzenia
chorobowego .........................................................................................................................................................................       62

Ustęp 6 pkt 9 świadectwa – informacja o niepłatnym pierwszym dniu zwolnienia lekarskiego,
udzielonego na krócej niż 7 dni ......................................................................................................................................       63

Ustęp 6 pkt 10 świadectwa – informacja o dobytej służbie wojskowej .............................................................       63

Ustęp 6 pkt 11 świadectwa – informacja o wykonywaniu pracy w szczególnych warunkach
lub w szczególnym charakterze ......................................................................................................................................       63

Ustęp 6 pkt 12 świadectwa – dodatkowy urlop lub dodatkowe uprawnienia .................................................       64

Ustęp 6 pkt 13 świadectwa – okresy nieskładkowe ..................................................................................................       65

Ustęp 7 świadectwa – należność egzekwowana przez komornika ......................................................................       65

Ustęp 8 świadectwa – informacje uzupełniające .......................................................................................................       65

Jak od 2017 r. wydawać świadectwa pracy po umowach terminowych ............................................................       67

Uwaga na wady oświadczenia woli.................................................................................................................................       72

Data rozwiązania umowy może być dowolna.............................................................................................................       73

Tryb pomocny, gdy nie można stosować wypowiedzenia......................................................................................       73

Wypowiadając umowę bezterminową, trzeba wskazać przyczynę......................................................................       74

Wskazanie fikcyjnej przyczyny to pewna przegrana w sądzie pracy...................................................................       75

Konieczne jest pouczenie...................................................................................................................................................       75

Obowiązek konsultacji i zachowania formy pisemnej.............................................................................................       75

Wypowiedzenie przechowuje się w aktach osobowych...........................................................................................       76

Okres na wręczenie dyscyplinarki..................................................................................................................................       77

Termin rozwiązania umowy o pracę..............................................................................................................................       78

Powody rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia ....................................................................................       78

Pouczenie o odwołaniu do sądu pracy..........................................................................................................................       80

Podpis pracodawcy i pracownika ...................................................................................................................................       80

Przechowywanie dokumentu...........................................................................................................................................       81

Pismo musi zawierać określone elementy....................................................................................................................       82

Okres ochrony przed rozwiązaniem umowy z chorującym pracownikiem ....................................................       82

Lepiej nie wpisywać daty ustania stosunku pracy.....................................................................................................       83

Przechowywanie dokumentów – w części C akt osobowych.................................................................................       84

 

Rozdział III Dokumenty związane z czasem pracy......................................................................................................       85

 

Wniosek o zwolnienie od pracy ma być złożony na piśmie...................................................................................       87

Warto ustalić zasady w regulaminie...............................................................................................................................       87

Nie ma ryzyka nadgodzin..................................................................................................................................................       89

Dopuszczalny jest przedział czasowy rozpoczęcia pracy.........................................................................................       89

Konieczny zapis w układzie, porozumienie albo wniosek......................................................................................       90

Przechowywanie dokumentu...........................................................................................................................................       90

Nie mylić z listą obecności…............................................................................................................................................       92

…ani z grafikiem..................................................................................................................................................................       93

Nie ma znaczenia podstawa nawiązania stosunku pracy........................................................................................       93

Nie zawsze ewidencjonuje się godziny pracy..............................................................................................................       93

Najbardziej praktyczna będzie karta obejmująca okres rozliczeniowy..............................................................       94

Najważniejsza informacja to liczba przepracowanych godzin..............................................................................       94

Trzeba podać dane niezbędne do prawidłowego naliczenia wypłaty..................................................................       95

Sposób na oznaczenia w ewidencji.................................................................................................................................       96

Na żądanie pracownika trzeba mu udostępnić ewidencję......................................................................................       98

Nieprowadzenie (wadliwe prowadzenie) ewidencji spotka się z sankcjami.....................................................       99

W sporze o nadgodziny dowodem może być nie tylko ewidencja.......................................................................     100

Karty ewidencji można trzymać w segregatorze........................................................................................................     101

 

Rozdział IV Dokumenty związane z wynagrodzeniami............................................................................................     102

 

W jakim terminie należy wydać zaświadczenie..........................................................................................................     104

Dopuszczalne gotowe formularze i wzory...................................................................................................................     104

O tym, jakie informacje zamieścić, decyduje cel wystawienia zaświadczenia .................................................     104

Dodatkowe elementy – na prośbę pracownika..........................................................................................................     106

Z telefonicznym potwierdzaniem danych wiąże się duże ryzyko.........................................................................     107

Przechowywanie – fakultatywnie w aktach osobowych..........................................................................................     107

Pracodawcy grożą określone sankcje karne.................................................................................................................     107

Możliwa też odpowiedzialność odszkodowawcza.....................................................................................................     108

Tryb zmiany regulaminu płacowego i umów o pracę w kwestii obniżki
pensji.........................................................................................................................................................................................     109

Porozumienie zmieniające warunki płacowe .............................................................................................................     110

Wypowiedzenie zmieniające warunki płacowe .........................................................................................................     111

Konsultacja ze związkami zawodowymi ......................................................................................................................     113

Przechowywanie dokumentów .......................................................................................................................................     115

 

Rozdział V Obowiązki pracodawcy....................................................................................................................................     116

 

8 zasad prowadzenia teczek osobowych, czyli co trzeba zapamiętać..................................................................     120

Po otrzymaniu nowego dokumentu należy wykonać 4 kroki................................................................................     121

Część D to pewne ryzyko w razie kontroli PIP...........................................................................................................     122

Przechowywanie dokumentacji – przez 50 lat............................................................................................................     123

Za prowadzenie akt osobowych wobec PIP odpowiada pracodawca.................................................................     123

Za nieprowadzenie akt osobowych grozi grzywna....................................................................................................     124

Miejsce przechowywania dukumentów kadrowych – 9 przykładów
z praktyki ................................................................................................................................................................................     124

Wydając dokument na piśmie, zakład chroni swoje interesy................................................................................     128

W treści upoważnienia wskazuje się adresata i kilka dat........................................................................................     129

Uprawnionym do nadania upoważnienia będzie administrator danych...........................................................     129

Trzeba zdążyć przed dopuszczeniem pracownika do przetwarzania danych..................................................     130

Adresatem jest każdy, kto ma dostęp do chronionych danych.............................................................................     130

Trzeba skonkretyzować zakres upoważnienia............................................................................................................     131

Możliwe upoważnienie na czas określony bądź nieokreślony...............................................................................     131

Wytypowane osoby muszą zachować tajemnicę, a sankcją może być nawet
więzienie..................................................................................................................................................................................     131

Konieczna jest ewidencja osób upoważnionych do przetwarzania danych......................................................     132

Za brak upoważnienia możliwe sankcje ......................................................................................................................     133

Przechowywanie dokumentu – w części B akt osobowych ...................................................................................     133

Kiedy pracodawca zapoznaje z informacją o warunkach pracy?..........................................................................     134

Obowiązek istnieje tylko w stosunku do pracowników...........................................................................................     135

Termin wyraźnie określają przepisy rozporządzenia...............................................................................................     136

Konieczne jest zachowanie formy pisemnej................................................................................................................     136

Za niewypełnienie obowiązku pracodawcy grożą sankcje......................................................................................     137

Dokument przechowuje się w aktach osobowych.....................................................................................................     137

Trzeba zapoznać też z innymi procedurami i warto mieć dowód
na piśmie.................................................................................................................................................................................     137

 

Rozdział VI Przydatne regulaminy i procedury firmowe.........................................................................................     138

 

Postanowienia ogólne strategii antydyskryminacyjnej............................................................................................     141

Sformułowanie i wprowadzenie strategii.....................................................................................................................     141

Pracodawca przed sądem, czyli co grozi za dyskryminację....................................................................................     142

Opracowanie dodatkowych dokumentów może przynieść wymierne korzyści .............................................     149

Zapisujemy, kto i czego robić nie powinien................................................................................................................     149

Niekiedy wystarczy zapis w umowie o pracę...............................................................................................................     151

Możliwa kara porządkowa, a nawet dyscyplinarka...................................................................................................     152

Konieczna szczególna ochrona danych osobowych..................................................................................................     154

W treści regulaminu potrzebne precyzyjne regulacje..............................................................................................     158

Jest kilka możliwości zapoznania pracowników z regulaminem..........................................................................     160

Przechowywanie dokumentu – poza aktami osobowymi.......................................................................................     161

Nie ma pełnej dowolności.................................................................................................................................................     163

Trzeba ustalić jasne reguły korzystania ze sprzętu ...................................................................................................     163

Najpierw trzeba powiadomić pracowników ...............................................................................................................     165

Działanie pracodawcy wymaga uzasadnienia.............................................................................................................     165

Gdy utrudniona jest kontrola, pomoże system czasu pracy...................................................................................     166

Trzeba uważać na „dane wrażliwe”................................................................................................................................     166

Gdy pracownik nie przestrzega zasad, możliwe są sankcje....................................................................................     166

Gdy pracodawca łamie prawo, poniesie odpowiedzialność...................................................................................     168

Przechowywanie regulaminu i oświadczenia pracownika                           168

Informacje dodatkowe

TytułVademecum dokumentacji kadrowej 2018 – od zatrudnienia do zwolnienia pracownika
ISBN978-83-269-6967-6
Data wydania28-02-2018
SymbolZOB0021
Opis hasłowydokumenty kadrowe, dokumentacja personalna, wzory dokumentów kadrowych
Korzyści dla Ciebie

Dzięki tej publikacji Czytelnik:

  • bezbłędnie sporządzi umowy o pracę, wypowiedzenie, świadectwo pracy i wiele innych pism
  • łatwo dopasuje treść pisma lub umowy do konkretnej sytuacji
  • pozna zapisy, na które należy zwrócić szczególną uwagę
  • uzyska przykłady przydatnych i niestandardowych regulaminów oraz procedur do natychmiastowego zastosowania
  • łatwo dopasujesz treść pisma lub umowy do konkretnej sytuacji
  • poznasz zapisy, na które należy zwrócić szczególną uwagę 
Grupa docelowakadrowa, specjalista ds. personalnych, specjalista ds. płac
FormatA4
Liczba stron168
Oprawamiękka
WydawnictwoWiedza i Praktyka
WydawcaAgnieszka Gorczyca
AutorPraca zbiorowa
KategoriaDokumentacja Kadrowa
69,00 zł

brutto

Dodaj do koszyka
Reklama
pixel